Als erfahrene Projektassistentin und PMO-Leiterin unterstützt Margit Schwed Projektleitungen und Teams mit Projektkoordination und operativer Projektunterstützung – mit Struktur, Handschlagqualität und konsequentem Nachhalten. Ob im laufenden Projekt, bei Engpässen oder für klar abgegrenzte Aufgaben auf Zeit.
Für kleinere Unternehmen und Büros bieten wir außerdem Office-Management auf Abruf an: als Urlaubsvertretung, bei Spitzenzeiten oder für jene organisatorischen Themen, die im Alltag liegen bleiben, weil intern schlicht die Zeit fehlt.
Profil & Unterlagen
Projekt-Assistenz / Project Management Office
PMO, Projektkoordination & operative Projektunterstützung
– Projektplanung und Projektcontrolling inkl. Ressourcen-, Aufwands- und Meilensteintracking
– Aufbereitung von Projektstatus, Reports und Entscheidungsgrundlagen
– Strukturierte Projektdokumentation sowie Protokollierung von Ergebnissen und konkreten Aufgaben
– Termin- und Meetingkoordination inkl. Vor- und Nachbereitung sowie konsequenter Follow-ups
– Schnittstellenkoordination zwischen Projektleitung, Teams und weiteren Beteiligten
– Organisation und Begleitung von Kick-offs, Workshops, Retrospektiven und Lessons Learned
– Nachverfolgung offener Punkte, Fristen und Arbeitspakete
– Unterstützung bei der Qualitätssicherung und Optimierung organisatorischer Projektabläufe
– Übernahme klar abgegrenzter operativer Aufgaben und Sonderthemen, für die im Projekt zusätzliche Kapazität benötigt wird
Kommunikation & Zusammenarbeit im Projektteam
– Strukturierte Kommunikation und Moderation im Projektteam
– Unterstützung einer konstruktiven Projekt- und Teamkultur
Projektreferenzen (Auswahl)
weITblick – Raiffeisen Software / Raiffeisenverband Salzburg | PMO & Projektkoordination
Projektassistenz und PMO auf unterschiedlichen Projektseiten: Projektkoordination, Reporting, Aufwands- und Meilensteintracking, Schnittstellenkoordination, Prozessoptimierung sowie Retrospektiven / Lessons Learned.
ISMS & DSGVO – ERGO | PMO-Leitung
Projektassistenz und Leitung des Project Management Office in zwei unternehmensweiten Projekten: Projektdokumentation, Projektverfolgung, Kommunikation, Meetingorganisation und Aufbereitung von Informationen für die Führungsebene.
FALCO-ATA – ERGO | Projektassistenz & Projektcontrolling
Projektassistenz mit Schwerpunkt Projektcontrolling, Ressourcenplanung, Projektorganisation, Kommunikation und Moderation im Projektteam.
AKIM – AKH Wien | Projektassistenz / PMO
Projektassistenz und PMO mit Projektdokumentation, Kommunikations- und Issue Management, Meetingkoordination sowie SPOC für interne Anwenderfragen.
e-card – SV-Chipkarten | Aufbau eines PMO
Aufbau eines Project Management Office und Einarbeitung von drei Mitarbeitenden in die PMO-Aufgaben; zusätzlich Kommunikations- und Issue Management sowie Schnittstellenfunktion zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer.
SIS / Schengener Informationssystem – BMI | IT-Projekt & Systembetreuung
Als Beamtin des Bundesministeriums für Inneres Mitarbeit im IT-Projektumfeld des Schengener Informationssystems (SIS) sowie anschließende Systembetreuung und User-Unterstützung.
Büro-Organisation
Office-Management auf Abruf für kleinere Unternehmen und Büros
Wenn im Büro vorübergehend zusätzliche Unterstützung gebraucht wird, jemand ausfällt oder organisatorische Aufgaben liegen bleiben, übernehme ich dort, wo konkret Hilfe nötig ist – für einzelne Aufgaben, einige Stunden oder auf Zeit.
Als Urlaubsvertretung, bei Spitzenzeiten, für Sonderaufgaben oder einfach für Dinge, die keiner erledigen will und die im Alltag trotzdem gemacht werden müssen.
Leistungsschwerpunkte
– Büro- und Ablauforganisation
– Geschäftskorrespondenz und Unterlagen
– Kundenbetreuung und Auftragsbearbeitung
– Daten-, Stammdaten- und Listenpflege
– Excel-Auswertungen, Statistiken und Übersichten
– Bestellwesen, Lieferantenkoordination und Logistik
– Kostenübersichten und vorbereitende kaufmännische Arbeiten
– Unterstützung bei Systemumstellungen und Datenbereinigungen
– Marketing- und Veranstaltungsunterstützung nach Bedarf
– Übernahme klar abgegrenzter Sonderaufgaben
